Ассистент руководителя

Описание вакансии

Ваши будущие задачи:

•    Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

•    Принимать поступающую в макрорегион корреспонденцию, регистрировать и передавать в структурные подразделения;

•    Принимать документы и личные заявления на подпись генерального директора.

•    Готовить документы и материалы, необходимые для работы генерального директора;

•    По поручению генерального директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

•    Организовывать письменные и устные переводы для руководителя;

•    Вести прием посетителей генерального директора (чай, кофе);Организовывать проведение телефонных переговоров, записывать полученную информацию и доводить до сведения генерального директора и ответственных сотрудников ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до сведения информацию, полученную по каналам связи

•    Выполнять работу по подготовке заседаний, совещаний и тренингов (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

•    При необходимости участвует в организации корпоративных мероприятий

•    Взаимодействует с тревел-агентствами: организовывать поездки и командировки, обеспечивать визовую поддержку руководителя и сотрудников офиса; (заказ билетов, гостиниц, такси

•    Обеспечивает координацию визовой поддержки гостей через Московский офис

•    Организует прием гостей: бронирование местных отелей, заказ такси, планирует пребывания в регионе и культурную программу

•    Работает в корпоративной системе документооборота части обеспечения поездок (ввод и отслеживание движения и оплаты счетов

•    Обеспечивать рабочее место генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

Чтобы стать кандидатом, нужно иметь:

•    Стаж работы по специальности не менее одного года

•    Высшее или среднее профессиональное образование

•    Знание ПК (MS Windows на уровне пользователя)

•    Организационную структуру и направления деятельности фирмы

•    Руководящий состав предприятия и его подразделений и распределение обязанностей между ними

•    Организацию делопроизводства

•    Правила и методы оформления и обработки документов

•    Правила написания деловых писем с использованием типовых форм

•    Правила делового общения

•    Правила пользования приемно-переговорными устройствами

Условия:

•    Работа в быстро развивающейся компании;

•    Уникальная система обучения для каждого сотрудника на основе индивидуальных планов развития;

•    Полное соответствие ТК РФ;

•    Расширенная медицинская страховка в России и за пределами страны, страхование жизни;

•    Компенсация затрат на мобильную связь;

•    Дополнительные материальные выплаты (пособие при рождении ребёнка, вступлении в брак и др.)

•    Компенсация занятий спортом через год работы